Klaar voor DABS ?

Modernisering en informatisering van de burgerlijke stand … DABS … DAV … vereenvoudiging van de procedures … Het zijn termen waar u de afgelopen maanden ongetwijfeld veel over hoorde.

Op 1 januari 2019 wordt de centrale Databank van de Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) opgestart en zullen verschillende procedures van de burgerlijke stand vereenvoudigd en versneld worden. Uw gemeente zal hierdoor efficiënter kunnen werken en op verschillende vlakken kosten besparen.

Vanaf het moment dat DABS opstart, worden alle nieuwe akten enkel nog elektronisch opgemaakt, ondertekend en bewaard in één centrale databank. De authentieke lokale papieren bron wordt vanaf dat moment vervangen door een authentieke centrale digitale bron.  De oude akten, die dus nog voor de opstart van DABS werden opgemaakt, moeten verplicht opgeladen worden naar deze centrale databank bij een wijziging (randmelding) of bij aanvraag van een afschrift of uittreksel. Uw bestuur kan er echter ook voor kiezen de akten in bulk te migreren naar DABS.

In de migratienota van 29 juni vindt u meer informatie over de verschillende migratietijdstippen en -methoden. DAV beschrijft in deze handleiding ook de voorwaarden waaraan de beelden en metadata moeten voldoen om uw oude akten succesvol op te laden naar DABS en ze daar beschikbaar te stellen om afschriften of uittreksels op te vragen.

Is alles nu zo klaar als een klontje?

Vindt u in de nota een stappenplan dat exact door uw bestuur kan gevolgd worden?

Helaas niet … Welke werkwijze uw bestuur verkiest, hangt af van een aantal factoren; hoeveel akten heeft u, worden er veel afschriften opgevraagd, kunnen uw medewerkers zelf tijd vrij maken, vanaf wanneer maakt u uw akten digitaal op, heeft u al gescande akten … U zal dus zelf nog enkele denkoefeningen moeten maken.

Gelukkig … kan u op ons rekenen voor hulp! En hoeft u ook niet van nul te beginnen!

In onze Burgerlijke Stand.net heeft u misschien al voor bijna 20 jaar aan gegevens?

En in onze M-BST heeft u misschien al wel voor meer dan 60 jaar aan gegevens én beelden verzameld?

Deze gegevens en beelden kunnen we, in combinatie met het extract uit het Rijksregister, gebruiken voor een vlotte en zo automatisch mogelijke migratie van de oude akten naar DABS.

Heeft u nog geen archief van oude akten? Geen probleem; ook met scanning en metadatering hebben wij ervaring.

Wat betreft de nieuwe akten, aangemaakt vanaf de opstart van DABS, zijn we er helemaal klaar voor! Akten die u opmaakt vanaf 1 januari 2019 zullen via onze Burgerlijke Stand.net automatisch opgeladen worden naar DABS.

Voor het migreren van de oude akten bekijken we momenteel nog hoe wij onze applicaties het best aanpassen. We willen u immers zo veel mogelijk werk uit handen nemen en/of u de tools aanleveren zodat u, indien gewenst, ook zelf efficiënt aan de slag kan. In deze analyse en ontwikkelingen is de manier waarop het extract is opgebouwd, een zeer belangrijk gegeven. Aangezien de bestelbon voor het aanvragen van dit extract nog niet beschikbaar is, kunnen wij u momenteel dan ook nog geen uitsluitsel geven over hoe het in de praktijk precies in zijn werk zal gaan. We volgen het uiteraard op de voet op en zullen u na de zomer opnieuw contacteren. We nodigen jullie dan ook graag uit voor onze infosessies hierover. 

De teams Burgerlijke Stand.net en M-BST

18/07/2017