Heist-op-den-Berg waagt sprong naar Omgeving.net

Migreren van een CS Nestor-programma naar Omgeving.net, waarom en hoe doe je dat? We vroegen het aan Els Van Rillaer, Deskundige Handhaving bij de gemeente Heist-op-den-Berg.

Els Van Rillaer: ‘We werkten met CS Nestor, en dat programma wordt niet verder uitgebouwd. Daarom keken we uit naar een oplossing, en daarbij kwam Remmicom in beeld: Omgeving.net is een programma dat niet alleen up-to-date met de actuele wetgeving is, maar ook meer mogelijkheden biedt dan wat we hadden. Daarnaast is het programma afgetoetst aan de hedendaagse normen en richtlijnen én voorzien van de modules Gronden & Panden en Toezicht & Handhaving. Die twee luiken zijn goed uitgebouwd en beantwoorden aan onze verwachtingen.’

Was het makkelijk om een gaatje in de agenda te vinden voor de migratie?

Els Van Rillaer: ‘Uiteraard hebben we niet zomaar de sprong gewaagd. We moesten er intern allemaal klaar voor zijn. Een geschikt moment vinden? Niet evident, want onze dienst heeft het heel druk. We heten wel ‘Leefomgeving’, maar eigenlijk staan we beter bekend als ‘Bouwdienst’. Dan weet je meteen dat we veel dossiers te verwerken hebben.’

‘Toch hebben we de knoop doorgehakt. De basisvoorwaarde was dat de migratie vlot moest verlopen, met zo weinig mogelijk hindernissen. De migratie ging van start op een donderdagavond. We spraken vooraf alles door met Remmicom, onze medewerkers en collega’s – klaar en duidelijk. Ze konden bijvoorbeeld niet meer met de oude programma’s werken, maar ze nog wel raadplegen. Iedereen volgde de instructies goed op. Elk team had zijn voorzorgen genomen: dossiers werden op voorhand volledig verklaard, of vroeger geagendeerd op het college, wie nog bezig was met de voorbereiding van een omgevingsvergunning had dat document op zijn bureaublad opgeslagen. Tijdens het weekend en op maandag en dinsdag liep de migratie verder. Ondertussen gaf de consultant van Remmicom hier opleidingen over Omgeving.net.’

Hoeveel mensen maken nu gebruik van Omgeving.net?

Els Van Rillaer: ‘In onze afdeling werken 21 medewerkers er intensief mee. Daarnaast hebben nog heel wat mensen toegang tot het programma, onder meer het team Planning & Ontwikkeling, een aantal interne adviesverleners en medewerkers die rechten hebben om beslissingen te bekijken.’

Kon iedereen vlot aan de slag na de opleiding?

Els Van Rillaer: ‘Natuurlijk hangt het van persoon tot persoon af. De ene heeft wat meer uitleg nodig, de andere probeert op eigen houtje het programma uit. Het was handig dat de consultant van Remmicom hier de eerste weken aanwezig was om iedereen op weg te zetten. Bovendien hebben onze teams elkaar goed geholpen. En daarnaast is er nog altijd de helpdesk van Remmicom waar we telefonisch of per mail terechtkunnen.’

‘Een migratie verloopt natuurlijk niet zonder slag of stoot. Duikt er soms nog iets op dat een gevolg is van de migratie? Dan proberen we dat op te lossen in samenspraak met Remmicom. We contacteren hen, bespreken het en proberen duidelijk het probleem te verwoorden. Ondertussen zijn we een half jaar verder en zijn alle probleempjes opgelost en werkt iedereen volop met Omgeving.net – en aansluitend met ROL.net.’

Wat was de belangrijkste servicevraag voor Remmicom?

Els Van Rillaer: ‘We willen burgers goed informeren, dat gaat ons sterk aan het hart. Een voorbeeld is het telefonisch contact met onze dienst. Burgers verwachten van onze loketmedewerkers dat ze vragen in een vingerknip beantwoorden. Daarom is het nodig in Omgeving.net snel en gericht te kunnen zoeken. Dat hebben we bij Remmicom aangekaart. Ze zijn ermee aan de slag gegaan om een ‘zoekmodule percelen’ te ontwikkelen. Tegen januari 2023 komt die eraan en ondertussen hebben we al een tussenoplossing in ROL.net.’

Wat is de grootste troef van Omgeving.net?

Els Van Rillaer: ‘Omgeving.net is een enorm up-to-date programma. De grootste troef is dat het vlot werkt: je kan er veel data instoppen, met als gevolg dat je er ook veel informatie uit kan halen. Al wat we invoeren is correct, daar mogen we zeker van zijn. Moet er iets automatisch berekend worden, dan voert het programma dat mooi uit.’

‘We verwachten dat je uit zo’n programma alles kan halen waarvoor het bedoeld is. We leveren correcte en gedetailleerde dossiers af, en daarom moet zo’n programma stevig ontwikkeld zijn en ons goed ondersteunen. Met andere woorden: hoe eenvoudiger het programma werkt, hoe eenvoudiger het voor ons allemaal is om het te gebruiken. Dat geeft een fijn gevoel. Burgers een goede dienstverlening leveren, dat staat voorop.’

Binnenkort komen er mobiele versies van Gronden & Panden en Toezicht & Handhaving. Gaat uw dienst die ook gebruiken?

Els Van Rillaer: Een mobiele app is overal aanwezig en we vinden het positief dat het programma ook hierop voorzien wordt. Een eerste kennismaking met deze mobiele versie trekt zeker mijn interesse, maar of we uiteindelijk zullen opstarten ermee staat nog open en is nog niet definitief beslist. Momenteel zijn we nog volop bezig om de huidige modules voldoende onder de knie te krijgen, maar dat neem natuurlijk niet weg dat we mogen vooruit kijken wat de toekomst ons kan brengen.

‘Hoe eenvoudiger het programma werkt, hoe eenvoudiger het voor ons allemaal is om het te gebruiken. Dat geeft een fijn gevoel.’