Weinig onderwerpen haalden de voorbije jaren zo vaak het nieuws als artificiële intelligentie. Wat begon met een chatbot die gedichten kon schrijven, zit vandaag in onze zoekmachine, onze mailbox en ons tekstverwerkingsprogramma. De ene week klinkt het als een revolutie, de week erna als een hype. De waarheid ligt, zoals zo vaak, ergens in het midden.

Ook bij Remmicom hebben we niet stilgezeten. We bestudeerden de voorbije periode grondig wat AI concreet kan betekenen, en dat op twee vlakken. Intern gebruiken we AI om onze eigen werking te versterken, onder meer bij het analyseren, ontwikkelen en testen van software. Zo kunnen we sneller nieuwe functionaliteit opleveren. Daarnaast onderzochten we waar AI in Omgeving zelf het verschil kan maken: bij de dagelijkse dossierafhandeling op jouw dienst.

In dit bericht nemen we je mee in dat traject en stellen we de eerste vier AI-functies in Omgeving voor.

We wilden geen AI bouwen om te bouwen. Daarom hebben we eerst naar jullie geluisterd. Uit die eerste gesprekken kwamen vier functies naar boven die we intussen uitgewerkt hebben. Ze werken allemaal op dezelfde manier: via Remi, onze AI-assistent, in een chatvenster rechtstreeks vanuit het dossier. U hoeft dus niets te kopiëren of op te laden in een externe toepassing.

Om een versnelling hoger te schakelen, richtten we recent de werkgroep “AI in Omgeving” op, samen met 10 besturen. Daar legden we de vraag op tafel: welke taken kosten je vandaag veel tijd, zonder dat ze veel inhoudelijke afweging vragen? Denk aan het doorploegen van lijvige dossiers, het vergelijken van versies of het samenvatten van tientallen bezwaarschriften.

Een paar principes stonden van bij de start voorop. AI stelt voor, de medewerker beslist: elke beschrijving, samenvatting of anonimisering is een hulpmiddel dat je kan nakijken en waar nodig bijstuurt. Daarnaast werken we met een AI-model op private infrastructuur. Er worden dus geen gegevens gedeeld met derden, en derden kunnen ze ook niet gebruiken om AI-modellen te trainen.

Wordt een aanvraag tijdens de procedure gewijzigd, dan komt er via het omgevingsloket een nieuwe projectinhoudversie binnen. Uitzoeken wat er precies anders is, betekent vandaag vaak twee versies naast elkaar leggen en zelf op zoek gaan. De AI-functie doet dat voor jou: ze vergelijkt beide versies en beschrijft in gewone taal welke onderdelen gewijzigd, toegevoegd of geschrapt zijn. Zo zie je in één oogopslag waar je de beoordeling moet bijwerken.

Een aanvraag telt al snel tientallen bijlagen: plannen, nota’s, verslagen en formulieren. Op basis van de bestandsnaam alleen weet u zelden wat erin staat. Omgeving geeft per ingediend bestand een inhoudelijke beschrijving en een korte samenvatting. Zo vindt je sneller het juiste stuk en krijg je meteen een beeld van het dossier, nog voor je alles in detail opent.

Bezwaren, besluiten en andere bestuursdocumenten worden gedeeld, maar persoonsgegevens van burgers horen daar niet altijd in thuis. Die er handmatig uithalen is tijdrovend en foutgevoelig: één vergeten naam of adres is er één te veel. De AI-functie spoort persoonsgegevens op en stelt een geanonimiseerde versie voor. Je controleert het resultaat en past aan waar nodig, voor het document naar buiten gaat.

Remi spoort persoonsgegevens op en schermt ze af. U vinkt zelf aan wat zichtbaar mag blijven. (fictief testbestand)

Bij een gevoelig project kunnen er tijdens het openbaar onderzoek tientallen, soms honderden bezwaarschriften binnenkomen. Vaak komen dezelfde argumenten in verschillende bewoordingen terug. De AI-functie vat de bezwaarschriften samen en helpt je ze te bundelen per thema. Dat geeft een stevige basis om je bezwaren in je advies of besluit te behandelen, zonder dat je elk bezwaarschrift opnieuw van voor naar achter hoeft te lezen.

Een samenvatting van de bezwaarschriften, met een overzicht van de bezwaren per thema.

Deze vier functies zijn pas het begin. Momenteel onderzoeken we de haalbaarheid van een AI-functie die je ondersteunt bij het volledigheids- en ontvankelijkheidsonderzoek en bij de opmaak van het verslag van de Omgevingsambtenaar, in hetzelfde vertrouwde chatvenster. Binnenkort kan je in dat chatvenster ook zelf vragen stellen over het dossier.

We willen de functies eerst grondig testen in de praktijk, samen met de besturen uit de klantwerkgroep. Die pilootfase start binnenkort.

Hebt je zelf een idee waar AI in je dagelijkse werk het verschil kan maken? In eerste instantie focusten we op omgevingsvergunningen, maar we zijn ook op zoek naar cases binnen de andere dossiertypes en de modules Gronden & Panden en Toezicht & Handhaving. Aarzel niet om ons te contacteren via omgeving@remmicom.be: elke concrete case helpt ons verder.

AI neemt het werk op uw dienst niet over. Het neemt wel een deel van het zoek-, vergelijk- en samenvatwerk uit handen, zodat er meer tijd overblijft voor wat echt telt: een goed onderbouwde beslissing in elk dossier. We kijken ernaar uit om die stap samen met jullie te zetten.