Een openbaar onderzoek brengt heel wat briefwisseling met zich mee: brieven naar aanpalende eigenaars, bekendmakingen, gele affiches. Afdrukken, plooien, enveloppen klaarmaken… het kost handenvol tijd. Tijd die je liever in de dossiers zelf steekt. Met Slimme Digitale Post kan dat een pak efficiënter. Sofie De Raedt, Business Consultant Omgeving, legt uit hoe het werkt en wat het oplevert.

Bij de organisatie van een openbaar onderzoek moeten heel wat brieven de deur uit. Waar dat vroeger veel afdruk-, vouw- en plakwerk vroeg, gebeurt dat vandaag grotendeels via Slimme Digitale Post automatisch. De brieven worden rechtstreeks aangemaakt in Omgevingsvergunning of Gronden en panden, en de adresgegevens van de eigenaars worden meteen uit het dossier gehaald.

Voor het versturen werkt de module naadloos samen met de Vlaamse Documentendienst (MAGDA). Heeft de ontvanger een geactiveerde eBox, dan gaat de brief meteen en kosteloos digitaal; zo niet, dan zorgt printpartner IPEX voor de verzending per post. Alles blijft netjes gekoppeld aan het juiste dossier, met minder manuele stappen en minder kans op fouten.

De module groeit mee met de praktijk. Voortaan kan ook de gele affiche, in A2-formaat, via Slimme Digitale Post verstuurd worden: rechtstreeks naar de aanvrager, of naar een adres van het bestuur als je de affiches zelf aanplakt. Daarbij blijft alles veilig en rechtsgeldig. Digitale brieven worden via de beveiligde eBox geleverd, en op papieren brieven kan een QR-code worden toegevoegd waarmee de ontvanger het origineel digitaal opvraagt.

De resultaten spreken voor zich. Bij besturen die de module al gebruiken, verloopt vandaag al meer dan 55% van de briefwisseling volledig digitaal. Dat betekent minder verzendkosten, minder papier en CO₂, en een lichtere administratieve last, zonder in te boeten op betrouwbaarheid.

Benieuwd wat Slimme Digitale Post voor jouw bestuur kan betekenen? We tonen je graag in een vrijblijvende demo hoe het werkt.